1.Normas legales para el funcionamiento de la unidad administrativa:
Que para la adecuada prestación de los servicios ofrecidos por las Unidades de Correspondencia de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, es necesario establecer pautas que hagan efectivo su cumplimiento bajo los principios que rigen la Administración Pública.
LEY 80 DE 1989, señala las funciones del Archivo General de la Nación, entre ellas la de fijar políticas y establecer los reglamentos necesarios y en su Acuerdo 07 de 29 de junio de 1994, adopta el Reglamento General de Archivos, como norma reguladora del quehacer archivístico.
Ley 594 de 2000, tiene por objeto, establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, por intermedio del Archivo General de la Nación.
Ley 527 de 1999, define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y establece las entidades de certificación. Que el Gobierno Nacional ha diseñado la Agenda de Conectividad, como una política de Estado, que busca masificar el uso de las tecnologías de la información en Colombia y con ello aumentar la competitividad del sector productivo, modernizar las instituciones públicas y socializar el acceso a la información, dándole carácter legal mediante la Directiva Presidencial No. 02 del 2000.
Decreto 2150 de 1995, suprime y reforma regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública. Que la planeación, programación, organización, dirección y avance de las entidades, se logran entre otros, mediante el uso oportuno y adecuado de la información y en consecuencia se hace necesario normalizar los procedimientos de correspondencia como parte integral de la gestión documental.
ACUERDO 060-2001:
ARTILCULO 3. Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión , centrales e históricos. Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de correspondencia en cada una de sus sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad, la entidad determinará conforme a sus necesidades, si centralizan en una de ellas la recepción de las comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habrá unidad de correspondencia. En todo caso, se debe propender por el control y normalización unificado en cada entidad. Las unidades de correspondencia, deberán contar con personal suficiente y debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administración pública
2. Normas técnicas sobre el funcionamiento de la unidad de correspondencia:
Norma Técnica NTC-1486 de ICONTEC para la elaboración de comunicaciones. Se han establecido dos clases de comunicación:
Comunicación Interna: Memorando Forma 102-F-036. Plantilla de Word, instalada en todos los equipos de la Entidad. El memorando debe ser utilizado para la correspondencia que se dirija al interior de cada oficina y entre las dependencias de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. desde y para todos los niveles jerárquicos y no requiere la elaboración de sobres. Se enviará a través del correo electrónico, a fin de agilizar el conocimiento de los mismos. Los memorandos que requieran ser radicados, serán enviados al C.D.I. para ser ingresados en el Sistema.
Comunicación Externa:
Oficio Forma 102-F-032. Plantilla de Word, instalada en todos los equipos de la Entidad. Se utiliza para la correspondencia que se dirija a las Entidades Oficiales, Gabinete Distrital, Personas Naturales o Jurídicas. Para esta correspondencia, el Centro de Documentación e Información utilizará sobres ventanilla. Para aquellas radicaciones o envíos de correspondencia que exijan un sobre de tamaño diferente, la dependencia responsable deberá diligenciarlo, aportando los datos completos y organizados del destinatario reflejando una buena imagen de la entidad.
Juego de Correspondencia:
El juego de correspondencia para todos los casos, está conformado por original y dos copias, con el siguiente destino: Original: Destinatario.1ª Copia: Consecutivo General del C.D.I.2ª Copia:
Dependencia responsable.
(Código que aparece en la comunicación)Copias extras: Las que anuncie la comunicación.
RADICACIÓN
Es el procedimiento mediante el cual se otorga un número de registro consecutivo a una comunicación, es fundamental que se tenga en cuenta que se consideran oficiales las comunicaciones que sean radicadas (Registradas) a través del Centro de Documentación e Información; por lo tanto las dependencias deben abstenerse de recibir o distribuir correspondencia por otro conducto.
Radicación de Entradas
La correspondencia recibida en la ventanilla de radicación se clasifica en: Oficial, confidencial o reservada y personal.
OFICIAL.
Debe abrirse por el funcionario encargado de este proceso de radicación y otorgarle el direccionamiento de acuerdo con el asunto y no por nombre del destinatario.
CONFIDENCIAL O RESERVADA Y PERSONAL.
No se abre ni se radica, se traslada a través de la correspondiente carpeta y se entrega en la oficina correspondiente.
Radicación Interna
Es la correspondencia recibida en el C.D.I., se clasifica en Memorandos y Oficios Internos.
MEMORANDOS.
Se otorga el direccionamiento respectivo, se diligencian los campos para el S.A.T., y se radica.
OFICIOS INTERNOS.
Oficio Forma 102-F-032. Se identifica porque son comunicaciones que se envían las dependencias de la Secretaría General entre sí. Se otorga el direccionamiento respectivo, se diligencian los campos para el S.A.T., y se radica.
Radicación Externa
OFICIOS EXTERNOS.
Oficio Forma 102-F-032. Son las comunicaciones que envían las dependencias de la Secretaría General para las Entidades Oficiales, Gabinete Distrital, Personas Naturales o Jurídicas. Se otorga el direccionamiento respectivo, se diligencian los campos para el S.A.T., y se radica.
PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS
Cuando se trate de respuestas a comunicaciones, es de obligatorio cumplimiento aportar el número de radicación con que ingresó la primera comunicación o de petición, esto permite el encadenamiento de las comunicaciones y responder consultas en forma clara y veraz.
MENSAJERÍA
El Centro de Documentación e Información realizará recorridos internos y externos con el fin de prestar un servicio eficiente y oportuno en la entrega y recepción de las comunicaciones, para tal efecto, se utilizarán carpetas de color azul y verde, identificadas con el código de las dependencias, se debe hacer buen uso de la carpeta dentro de los horarios establecidos y utilizarla siempre para todos los registros, controles y servicios del Centro de Documentación e Información. Se recomienda de manera especial a los funcionarios responsables y designados por la jefatura en cada dependencia del recibo, verificación y control de la correspondencia, retirar los documentos que llegan en la carpeta inmediatamente llega el funcionario C.D.I., con el fin de verificar el correcto direccionamiento de la correspondencia o hacer las devoluciones que sean del caso, anotándolas en el reporte correspondiente.
Mensajería Externa.
El Centro de Documentación e Información programará sus servicios de mensajería externa, de acuerdo con las solicitudes oficiales recibidas de las distintas dependencias a través de los recorridos internos.
Las solicitudes oficiales de diligencias a cumplir en las horas de la mañana, deben llegar al C.D.I. en las horas de la tarde del día anterior, las que son recibidas en los recorridos de la mañana, serán enviadas en la tarde.
Los mensajeros Motorizados salen de la Secretaría General todos los días a las 8:30 a.m. y regresan a las 12:00 m., vuelven a salir a la 1:30 p.m., y regresan a las 5:30 p.m., con la ruta cumplida. Es importante resaltar que los mensajeros motorizados transportarán documentación de carácter oficial, por ningún motivo se atenderán peticiones de tipo personal, ni se permitirá el transporte de elementos.
Para el cumplimiento de las funciones de mensajería externa, el funcionario asignado diligenciará la planilla de control, en donde hará firmar, nombre, hora y fecha de entrega y consignará las observaciones sobre devoluciones que se presenten.
Correo.
El Centro de Documentación e Identificación presta el servicio de correo certificado a nivel local, nacional e internacional a través de la Administración Postal Nacional (ADPOSTAL) para este tipo de documentación el C.D.I utiliza sobre ventanillas, para la correspondencia que exija un sobre de tamaño diferente, la dependencia responsable deberá diligenciarlo, aportando los datos completos y organizados del destinatario.
Finalmente hay que reiterar que la aplicación de estos procedimientos serán de beneficio operativo para las diferentes dependencias que conforman a cada empresa.
5. Elementos y útiles necesarios para la labor de de recibo y despacho de documentos.
•GANCHOS LEGAJADOR PLÁSTICO:
•GANCHOS DE COSEDORA
•RESALTADORES
•TIJERAS
•LAPICEROS
•BORRADOR
•A Z TAMAÑO OFICIO
•ARCHIVADORES DE FUELLE DE CARTÓN
•COSEDORA
•PERFORADORA
•FORMATO DVD
•SELLOS
•SOBRE MANILA TAMAÑO CARTA
•SOBRE BLANCO
•HUELLERO
•CAJONERA
•COMPUTADOR
•IMPRESORA
•SCANNER
•FAX
•TELEFONO
•FOTOCOPIADORA
